Çünkü çoğu toplantı sonuç üretmez; sadece zaman tüketir.
Oysa toplantılar, doğru yönetildiğinde verimlilik ve karar alma için en güçlü araçlardır.

Ustalıkla kurgulanmış 45 dakikalık bir toplantı, günlerce sürüncemede kalan konuları kapatır; karar alma hızını artırır, motivasyon sağlar, verimlilik ve çevikliği büyütür.

Kötü organize edilen, amaçsız yönetilen toplantıların yıllık maliyeti; ABD’de 400 milyar $, İngiltere’de 59 milyar $, Almanya’da 74 milyar $ seviyesinde hesaplanmış. (Doodle – State of Meetings 2019)
Aynı rapor, profesyonellerin haftada ortalama 2 saatini ‘amaçsız’ toplantılarda kaybettiğini söylüyor.

Bizde ise birçok kurumda tablo daha da ağır. Bunu ‘iddialı dursun’ diye değil; sahada yıllardır gördüğümüz gerçek olarak yazıyorum.

 • Çoğu konu telefonla/yan yana konuşarak çözülebilirken toplantıya taşınıyor
 • Katılım şişiyor (bazen ‘güç gösterisi’ne dönüşüyor)
 • Gündem zaten yok
 • Rapor var ama rakamı okuyan / analiz eden yok
 • Saatlerce konuşma var ama dinleyen neredeyse yok
 • Kimsenin fikri alınmıyor
 • Karar yok; karar olsa bile sahibi yok, tarihi yok, takip yok
 • Bir sonraki toplantıda aynı konular ‘ilk kez konuşuluyormuş gibi’ başa sarıyor.

Sağlık işletmelerinde bunun bedeli çok ağır: Zaman, maliyet, kaçan fırsatlar, artan hata riski, hatalar, yıpranan ekip, itibar kaybı…

Peki etkili ve verimli toplantı nasıl olur?

SEY Akademi & SEY Danışmanlık olarak toplantıları sonuç odaklı hale getirerek dönüştürüyoruz.

Doğru kurgulanmış 45 dakikalık toplantılarla, aynı anda hem karar alıyor hem de süreci yönetiyorsunuz.

Sahada uyguladığımız pratik yaklaşım

1) Amaç net mi?
Bu toplantı gerçekten gerekli mi?
(Bilgilendirme / Karar / Problem çözme / İzleme–performans takibi)
Amaç net değilse toplantı zaten uzar.

2) Gündem ve hazırlık tamam mı?
 • Gündem önceden paylaşıldı mı?
 • Veri/rapor ‘okunacak’ değil, karar üretecek şekilde hazır mı ve güncel mi?

3) Karar hedefle örtüşüyor mu?
Toplantı bitmeden şu cümle netleşmeli:
Bugün neye karar verdik, neden ve hangi hedef için?

4) Aksiyonlar: Sahibi ve tarihi belli mi?
Her iş için mutlaka sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi kayıt altına alınır.

5) Aksiyon raporu ile takip ve iyileştirme sistemi:

Departmanlara özel kurguladığımız fark et ve takip et sistemi.

Etkili toplantılarla karar hızınızı ve departman verimliliğinizi artırmak istiyorsanız bize yazın.

Seyyal Hacıbekiroğlu – SEY Şirketler Grubu Kurucusu